Comment vont les affaires ?

Lesson 12

Un courrier gênant

An embarassing piece of mail

That morning I had been assigned to opening the mail since Françoise Vittel, who was slightly overworked, had taken a day off.

écouter 10 min 01 sec

 

Dialogue 1

(Danielle est installée dans le bureau de Françoise Vittel,
dans lequel il y a le télécopieur et le téléx.)

Stéphane Petibon :	Bien Danielle, il y a beaucoup de courrier ce matin, vous pouvez vous débrouiller ?
Danielle :	Débrouiller ?
Stéphane Petibon :	Vous savez comment enregistrer le courrier ?
Danielle :	Oui, oui, Françoise m'a expliqué, et j'ai compris. Je vais me débrouiller.
Stéphane Petibon :	Bien, je vous laisse.
Danielle :	Alors, j'ouvre les enveloppes, je sors les lettres... et j'appose le tampon... Mais où est le tampon ?  Monsieur Petibon, où se trouve le tampon pour l'enregistrement du courrier ?
Stéphane Petibon :	Il est certainement sur le bureau de Françoise...
Danielle :	Ah oui, j'ai trouvé !
Stéphane Petibon :	N'oubliez pas de changer la date !

Recording the mail in French, "l'enregistrement du courrier", allows the company to keep track of all the mail received. It's usually the work of the secretary, who after opening the envelope, stamps the letter, indicating the date it was opened and its registration number. Then she copies this number into a notebook, along with the date of reception, the sender, the purpose of the letter, enclosures and the department to which it was addressed. Today, I am the secretary.

Danielle :	Alors, numéro d'enregistrement : n° 365 ; date : le 4 avril ; expéditeur : Société PLC,  Monsieur Dinga ; objet... "Cher Monsieur, nnn, nnn, nnn... Après vérification nous avons constaté une erreur de facturation...", donc objet : erreur de facturation ; pièce jointe : facture ; service destinataire : service commercial, Philippe Cadet.
Catherine Leblanc :	Danielle, vous avez terminé d'enregistrer le courrier ?
Danielle :	Oui, à l'instant.

Once it was recorded, the mail was examined by Madame Leblanc or Monsieur Petitbon who took the opportunity to give their instructions as to the follow-up to be given to the letters. Finally, the mail was distributed to the addressees...

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Dialogue 2

(Danielle frappe à la porte du bureau de Madame Leblanc.)

Catherine Leblanc :	Entrez Danielle.
Danielle :	J'amène le courrier.
Catherine Leblanc :	Ah merci Danielle. Asseyez-vous...
Catherine Leblanc :	Ah, nous avons beaucoup de commandes aujourd'hui. Vous avez enregistré les fax et les télex ?
Danielle :	Oui Madame, il sont dessous.
Catherine Leblanc :	Bien, bien... Qu'est-ce que c'est que ça ?  Une erreur de facturation ??? "Philippe, à traiter immédiatement. Monsieur Dinga est notre meilleur client en Afrique occidentale !!!"
Catherine Leblanc :	Oui, beaucoup de commandes mais aussi beaucoup de factures à payer et de problèmes à régler... Bien Danielle, vous pouvez distribuer le courrier...  Merci.
Apparently, the mistake in billing had very much upset Madame Leblanc. Her good mood had disappeared...
(Danielle frappe chez Petibon.)
Danielle :	Votre courrier, Monsieur Petibon.
Stéphane Petibon :	Alors, ça n'a pas été trop dur l'enregistrement du courrier ?
Danielle :	Non, ça a été.

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Dialogue 3

(Danielle frappe à la porte de Philippe Cadet.)

Philippe Cadet :	Oui.
Danielle :	J'amène le courrier Monsieur Cadet.
Philippe Cadet :	Ah oui, mettez ça là, s'il vous plaît.
Danielle :	Il y a une lettre à traiter en urgence.
Philippe Cadet :	En urgence ? Voyons voir...  Monsieur Dinga, Dinga, Dinga...
Danielle :	Apparemment c'est un  bon client.
Philippe Cadet :	Ah oui, bien sûr, Dinga du Cameroun ! Il y a eu une erreur de facturation ??? Voyons la facture... Non, tout est correct, les prix unitaires sont bons, les quantités aussi... Danielle, vous pouvez me sortir le dossier Dinga, s'il vous plaît ?
Danielle :	Oui, bien sûr... Tenez.
Philippe Cadet :	Ah oui,  je vois. Ooh,  j'ai oublié la remise de 5% ! Bon, eh bien Danielle voilà du travail pour vous. Faites un  fax d'excuses à Monsieur Dinga, je prépare la nouvelle facture.
Danielle :	Aujourd'hui j'ai beaucoup de travail. Françoise est absente.
Philippe Cadet :	Oui ,mais Françoise fait souvent mon courrier.
Danielle :	Oui, mais une lettre d'excuses c'est difficile à écrire, je ne connais pas le dossier.
Philippe Cadet :	Bon, je fais la lettre et vous passez le fax.
Danielle :	D'accord Monsieur Cadet.
Philippe Cadet :	A                Monsieur Wilfred Dinga Société       PLC, Douala, Cameroun De              Philippe Cadet Société       Paragem, Paris, France Nombre de pages incluant cette page de garde : 2 Paris, le 4 avril Cher Monsieur, Suite à votre courrier du 28 mars, et après vérification, nous confirmons notre erreur de facturation. En effet nous n'avons pas appliqué la remise de 5% convenue lors de votre commande. Veuillez trouver ci-joint la nouvelle facture. Nous vous prions de nous excuser pour cette malencontreuse erreur et nous vous adressons, cher Monsieur, nos respectueuses salutations. Signé : Philippe Cadet, Responsable commercial.
Philippe Cadet :	Danielle, Danielle, Danielle... Stéphane ? Danielle est sortie ?
Stéphane Petibon :	Oui, Danielle est allée chercher du café pour tout le monde.
Philippe Cadet :	Ah, voilà Danielle !
Danielle :	Vous me cherchez ?
Philippe Cadet :	Oui, vous pouvez envoyer la télécopie à Monsieur Dinga ?
Danielle :	Oui bien sûr... Vous voulez un café ?
Danielle :	Messieurs…?
Philippe Cadet et Stéphane Petibon :	Oui ?
Danielle :	Que faut-il dire ? Fax ou télécopie ?
Philippe Cadet : Stéphane Petibon :	Télécopie ! Fax !

I understood that one could say either one. But just between you and me, I heard fax more often than "télécopie"… By the way, I guess you noticed that I handled things well today. I'm proud of myself, I'm more and more comfortable speaking French, especially when I have to use the past tense. I'm beginning to master the compound past tense, "le passé composé".  And what about you ?It's simple, let me explain it to you… To form the "passé composé" you use the auxiliary verb "être" or "avoir" in the present tense,  followed by the past participle of the conjugated verb :

"Françoise m'a expliqué et j'ai compris. "
"Danielle est sortie ?"
"Oui Danielle est allée chercher du café".

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Last updated : 12/08/2004